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小グループに分かれて議論したい! Zoom「ブレイクアウトルーム」を使うときの工夫

どうしたら2時間に渡るオンライン勉強会が、有意義になるでしょう? 聞いているだけでは集中力が持たないし、何か発表するにも40人全員となると時間がかかる……やっぱり、話しやすい人数で議論したい!

と、いうことで、オンラインで開催中の勉強会シリーズ「ジムジム会」では、第2回以降から小グループに分かれたディスカッションタイムを取り入れることにしました。

Zoomでイベント開催をされている方にはお馴染みの「ブレイクアウトルーム機能(※時間を区切って少人数のグループごとにバーチャル会議室を分けられる機能)」を使っています。

今回はジムジム会でブレイクアウトルームを使う際にやってみた工夫を簡単にご紹介します。

※機能の詳細についてはZoom公式サイトを参照ください。

✅ 「ブレイクアウトルームマスター」を決める

ブレイクアウトルーム機能でちょっとややこしいのは、グループ分け作業です。ランダム振り分けで良ければ簡単なのですが(グループ数を設定するだけ)、ジムジム会ではテーマと人を紐付けて分けたかったので、運営メンバーの中から専任担当(マスター)を置きました。イベントを進める裏でマスターにグループ分けをしておいてもらい、司会の号令とともにグループが分かれる魔法のような流れはマスターのおかげ!

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▲休憩時間中に真剣にブレイクアウトルームを設定しているマスター

✅ 参加者に前後の流れを事前説明する

ブレイクアウトルームでは、小グループに分かれている時間を設定することができます。参加者は「強制的に少人数のグループに振り分けられる→グループで議論する→時間になったら全体に戻る」という体験をするわけですが、これがなかなか唐突なので、毎回、前後の流れを説明するようにしています。安心して議論をしてもらうための工夫です。

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▲ざっくりでも前後の流れがわかったほうが安心

✅ グループごとに連絡担当を置く

ジムジム会の場合は、30〜40人の参加者を7グループ程度に分けることが多いです。その場合、ブレイクアウトルームに入って以降は全体宛に何かアナウンスをすることが難しくなるので(※ブレイクアウトルーム中は参加者からホストへのチャット機能が使えない)、各グループにアーツカウンシル東京のスタッフを振り分け、連絡担当として配置しています。ゆるやかに議論の進行もしてもらいつつ、何かあったら連絡用のチャット(Facebook Messengerを使っています)で質問してもらう方式です。

✅ グループごとにテーマを設定する

ジムジム会では積極的に議論に参加してもらうため、グループごとに異なるディスカッションテーマを設け、参加者が好きなテーマを選べるようにしています。事前アンケートをとってあらかじめグループリストをつくったこともありますし、イベント中にGoogleフォームで「話したいテーマ」を募り、その場で振り分けた回もありました。(後者の場合は、10分休憩の間に運営チームの連携プレイでグループ分け→ブレイクアウトルーム設定をしました)

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▲テーマにバリエーションがあったほうが話しやすい

✅ グループは4〜5人に絞る

2回ほどディスカッションタイムを設けての感触ですが、20分で議論しようとすると、4〜5人ぐらいの規模が話しやすいようです。6人以上になると自己紹介だけでも時間をとられてしまう印象なので、グループごとの人数は少なめがオススメ。

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▲連絡&進行担当+4〜5名ぐらいがちょうど良い

✅ 議論したことを共有する時間をつくる

小グループでの議論は盛り上がります。ジムジム会の場合は特に、「アートプロジェクトの運営をしている」という共通項で集まった参加者ばかりなので、課題意識も近く、有意義な情報交換がされている様子。その議論を咀嚼し、他グループのキーワードを拾うためにも、ディスカッションタイム後に全体共有の時間を設けています。各グループごと一人ずつ報告者を決め、3〜5分程度でどんな内容だったかを振り返ってもらいます。気になるキーワードが出たら、その後の時間で取り上げるなど、進行にも活かせます。

✅ 運営はブレイクアウトルーム中にブレイク(休憩)する

そしてブレイクアウトルーム中はどのルームにも入らず、元のバーチャル会議室に残ることもできます。2時間のオンラインイベントはなかなか集中力のいる仕事。なので、運営メンバーはディスカッションにあえて入らず、参加者が議論している間にブレイク(休憩)するのも、ジムジム会的な工夫のひとつ。

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▲ある日の休憩タイム。STUDIO302にて。

以上、ブレイクアウトルーム機能を使うときの工夫でした。他にもどんな使い方ができるのか、いろいろ実験してみたいと思います!

▼「ジムジム会って?」と気になった方はこちらをどうぞ!



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東京都内各地で地域NPOとともにアートプロジェクトを展開する試み。noteではプロジェクトの舞台裏での試行錯誤や、現場の記録をお届けします。 https://www.artscouncil-tokyo.jp/ja/what-we-do/creation/hubs/

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